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Prozessmanagement mit FIM: Wie die öffentliche Verwaltung effizienter und interoperabler werden kann

Einleitung

Die deutsche öffentliche Verwaltung steht vor großen Herausforderungen: Sie muss den steigenden Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger, der Wirtschaft und der Politik gerecht werden, die Digitalisierung vorantreiben, die Komplexität der Verwaltungsprozesse reduzieren und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Verwaltungsebenen und -bereichen verbessern. Um diese Ziele zu erreichen, braucht es ein modernes und effektives Prozessmanagement, das die Leistungsfähigkeit und die Qualität der Verwaltungsdienstleistungen erhöht.

Doch wie kann ein solches Prozessmanagement aussehen? Welche Methoden und Standards sollten angewendet werden? Und wie kann die Interoperabilität von Prozessen zwischen verschiedenen Verwaltungsentitäten sichergestellt werden? In diesem Blogartikel wollen wir diese Fragen beantworten und zeigen, warum das Föderale Informationsmanagement (FIM) in der deutschen öffentlichen Verwaltung als Basis für das Prozessmanagement herangezogen werden sollte und warum die deutsche öffentliche Verwaltung grundsätzlich stärker auf ein Prozessmanagement setzen sollte.

Was ist FIM und was hat es mit Prozessmanagement zu tun?

FIM ist eine Initiative des Bundes, der Länder und der Kommunen, die darauf abzielt, die Interoperabilität und die Wiederverwendbarkeit von Informationen und Diensten in der öffentlichen Verwaltung zu fördern. FIM basiert auf einem Referenzmodell, das aus drei Bausteinen besteht: Daten, Prozesse und Leistung. Diese Bausteine beschreiben die wesentlichen Elemente, die für die Erbringung von Verwaltungsleistungen benötigt werden, und definieren gemeinsame Standards, Vokabulare und Schnittstellen für diese Elemente.

Der Baustein Prozesse beschreibt die Abfolge von Aktivitäten, die zur Erledigung einer Verwaltungsaufgabe erforderlich sind. Er enthält folgende Bestandteile:

• Prozessmodelle: Sie dokumentieren die Prozesse in einer standardisierten und maschinenlesbaren Form, z.B. mit der Business Process Model and Notation (BPMN).
• Prozessschemata: Sie definieren die Struktur und die Metadaten von Prozessmodellen, z.B. mit der XML Process Definition Language (XPDL).
• Prozessbibliothek: Sie enthält die Prozessmodelle und Prozessschemata für die häufigsten Verwaltungsaufgaben, z.B. die Beantragung eines Personalausweises oder die Anmeldung eines Gewerbes.
• Prozessregister: Es ist ein zentraler Zugangspunkt für die Prozessbibliothek und ermöglicht die Suche, den Abruf und die Verlinkung von Prozessmodellen und Prozessschemata.

Der Baustein Prozesse ist eng mit den anderen Bausteinen von FIM verknüpft: Die Prozessmodelle referenzieren die Daten, die in den Prozessen benötigt oder erzeugt werden, die Dienste, die in den Prozessen aufgerufen oder bereitgestellt werden, und die Anwendungen, die in den Prozessen genutzt oder integriert werden. Damit bildet FIM ein konsistentes und umfassendes Informationsmanagement für die öffentliche Verwaltung.

Warum sollte FIM als Basis für das Prozessmanagement herangezogen werden?

FIM bietet mehrere Vorteile für das Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung:

• Es schafft eine gemeinsame Sprache und ein gemeinsames Verständnis für die Verwaltungsprozesse, die unabhängig von der Organisationsstruktur, der Fachdomäne oder der Technologie sind.
• Es ermöglicht die Standardisierung und die Harmonisierung von Prozessen, die mehrfach oder ähnlich in verschiedenen Verwaltungsentitäten vorkommen, und reduziert damit die Redundanz und die Inkonsistenz von Prozessen.
• Es fördert die Wiederverwendbarkeit und die Modularität von Prozessen, die als Bausteine für die Gestaltung und die Optimierung von Verwaltungsleistungen dienen können.
• Es erleichtert die Interoperabilität und die Vernetzung von Prozessen, die über verschiedene Verwaltungsebenen und -bereiche hinweg kooperieren müssen, und erhöht damit die Effizienz und die Qualität der Verwaltungsdienstleistungen.
• Es unterstützt die Digitalisierung und die Automatisierung von Prozessen, die durch die Verwendung von maschinenlesbaren und standardisierten Prozessmodellen und Prozessschemata ermöglicht werden.

Warum sollte die deutsche öffentliche Verwaltung grundsätzlich stärker auf ein Prozessmanagement setzen?

Die deutsche öffentliche Verwaltung sollte grundsätzlich stärker auf ein Prozessmanagement setzen, weil sie damit mehrere Ziele verfolgen kann, die für ihre Modernisierung und ihre Zukunftsfähigkeit wichtig sind:

• Sie kann die Bürgerorientierung und die Kundenzufriedenheit erhöhen, indem sie die Prozesse aus der Perspektive der Nutzerinnen und Nutzer gestaltet und an ihre Bedürfnisse und Erwartungen anpasst.
• Sie kann die Transparenz und die Rechenschaftspflicht verbessern, indem sie die Prozesse dokumentiert und nachvollziehbar macht und die Leistungsmessung und das Monitoring der Prozesse ermöglicht.
• Sie kann die Innovation und die Lernfähigkeit fördern, indem sie die Prozesse kontinuierlich analysiert und verbessert und die Erfahrungen und das Wissen aus den Prozessen nutzt und teilt.
• Sie kann die Flexibilität und die Anpassungsfähigkeit steigern, indem sie die Prozesse modular und variabel gestaltet und auf Veränderungen in der Umwelt oder in den Anforderungen reagiert.

Fazit

Prozessmanagement ist ein wesentlicher Faktor für die Leistungsfähigkeit und die Qualität der öffentlichen Verwaltung. FIM bietet eine solide Basis für das Prozessmanagement, indem es die Interoperabilität und die Wiederverwendbarkeit von Informationen und Diensten in der öffentlichen Verwaltung fördert. Die deutsche öffentliche Verwaltung sollte grundsätzlich stärker auf ein Prozessmanagement setzen, um ihre Bürgerorientierung, ihre Transparenz, ihre Innovation und ihre Flexibilität zu erhöhen.