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Wie das Föderale Informationsmanagement die RPA in der Verwaltung fördert

Thorsten Staufer 8. Mai 2024

Wie das Föderale Informationsmanagement die RPA in der Verwaltung fördert

Ein Blogartikel über die Vorteile von interoperablen Prozessen und IT-Kooperationen für die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben

Voraussichtliche Lesedauer: 6 Minuten

Was ist das Föderale Informationsmanagement?

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) ist eine Initiative des Bundes, der Länder und der Kommunen, um die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Verwaltungsebenen zu verbessern. Das Ziel von FIM ist es, einheitliche Standards, Methoden und Schnittstellen für die Bereitstellung und den Austausch von Informationen und Dienstleistungen zu schaffen. Dadurch soll die Verwaltung effizienter, transparenter und bürgerfreundlicher werden.

Was ist RPA und wie kann es die Verwaltung unterstützen?

RPA steht für Robotic Process Automation und bezeichnet die automatisierte Ausführung von standardisierten und regelbasierten Prozessen durch Software-Roboter. Software-Roboter sind Programme, die menschliche Handlungen am Computer nachahmen, wie z.B. das Klicken von Maus, das Eingeben von Tastatur oder das Lesen von Bildschirm. RPA kann die Verwaltung von Routineaufgaben entlasten, die Fehleranfälligkeit reduzieren und die Qualität und Geschwindigkeit der Bearbeitung erhöhen. RPA ist besonders geeignet für Prozesse, die häufig, wiederholbar, dokumentiert und regelkonform sind, wie z.B. die Prüfung von Anträgen, die Erfassung von Daten, die Erstellung von Dokumenten, der Versand von E-Mails oder die Veranlassung von Zahlungen. RPA kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, indem es ihnen ermöglicht, sich auf komplexere und kreative Aufgaben zu konzentrieren, die mehr Wissen, Urteilsvermögen und Interaktion erfordern.

Wie kann FIM den Einsatz von RPA in der Verwaltung erleichtern?

FIM kann den Einsatz von RPA in der Verwaltung erleichtern, indem es die Voraussetzungen für interoperable Prozesse schafft, die von verschiedenen Verwaltungseinheiten und Software-Robotern genutzt werden können. Interoperable Prozesse sind solche, die auf gemeinsamen Datenmodellen, Geschäftsregeln und Schnittstellen basieren und somit die Kompatibilität und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Akteuren ermöglichen. Durch FIM können Verwaltungsprozesse harmonisiert, vereinfacht und standardisiert werden, was die Automatisierung durch RPA erleichtert.

Warum ist es wichtig, Verwaltungsprozesse zu optimieren und zu standardisieren, bevor sie automatisiert werden?

Verwaltungsprozesse zu optimieren und zu standardisieren, bevor sie automatisiert werden, ist wichtig, um das volle Potenzial von RPA auszuschöpfen. Wenn Verwaltungsprozesse nicht optimiert und standardisiert sind, können sie ineffizient, inkonsistent, redundant oder fehlerhaft sein, was die Automatisierung durch RPA erschwert oder sogar verhindert. Durch die Optimierung und Standardisierung von Verwaltungsprozessen können sie vereinfacht, beschleunigt, verbessert und angepasst werden, was die Automatisierung durch RPA erleichtert und die Ergebnisse verbessert. FIM kann einen wichtigen Beitrag zur Optimierung und Standardisierung von Verwaltungsprozessen leisten, indem es klare Anforderungen, Richtlinien und Best Practices für die Prozessgestaltung und -dokumentation bereitstellt.

Wie ist FIM hilfreich, wenn sich mehrere Kommunen bzw. Landkreise zu einer überregionalen IT-Kooperation zusammenschließen?

IT-Kooperationen sind Zusammenschlüsse von Verwaltungseinheiten, die gemeinsam IT-Ressourcen, -Dienstleistungen und -Projekte nutzen, um Kosten zu sparen, Synergien zu schaffen und die digitale Transformation zu beschleunigen. FIM ist hilfreich, wenn sich mehrere Kommunen bzw. Landkreise zu einer überregionalen IT-Kooperation zusammenschließen, da es die Grundlage für eine gemeinsame IT-Architektur, -Strategie und -Governance bietet. Durch FIM können die IT-Kooperationen auf gemeinsame Standards, Methoden und Schnittstellen zurückgreifen, die die Interoperabilität, Integration und Innovation fördern. Dies erleichtert die Koordination, Kommunikation und Kollaboration zwischen den beteiligten Verwaltungseinheiten und ermöglicht die gemeinsame Nutzung und Entwicklung von IT-Lösungen, wie z.B. RPA.

Welche Beispiele gibt es für den erfolgreichen Einsatz von RPA in der Verwaltung?

Es gibt bereits zahlreiche Beispiele für den erfolgreichen Einsatz von RPA in der Verwaltung, die zeigen, wie FIM und IT-Kooperationen die Automatisierung von Verwaltungsprozessen unterstützen können. Ein Beispiel ist das Projekt “RPA4Gov”, das vom Landkreis Osnabrück initiiert wurde und an dem sich mehrere Kommunen aus Niedersachsen beteiligen. Das Projekt hat zum Ziel, gemeinsam RPA-Lösungen zu entwickeln, zu testen und zu implementieren, die auf FIM-konformen Prozessen basieren. Ein weiteres Beispiel ist das Projekt “RPA@Bund”, das vom Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat koordiniert wird und an dem sich mehrere Bundesbehörden beteiligen. Das Projekt hat zum Ziel, die Potenziale und Herausforderungen von RPA in der Bundesverwaltung zu erforschen, zu bewerten und zu nutzen. Beide Projekte haben bereits positive Ergebnisse erzielt, wie z.B. die Beschleunigung von Prozessen, die Reduzierung von Fehlern, die Freisetzung von Ressourcen und die Verbesserung der Servicequalität.

Wie können wir bei der Umsetzung der Prozessautomatisierung unterstützen

Die EXPECTATE Consulting GmbH ist ein erfahrener Partner für die Digitalisierung von Prozessen auf kommunaler Ebene. Wir bieten Beratung, Implementierung und Schulung für RPA-Lösungen an, die auf den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Kunden basieren. Die EXPECTATE Consulting GmbH unterstützt Kommunen bei der Analyse und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse, der Auswahl der geeigneten RPA-Tools und -Plattformen, der Entwicklung und Testung der RPA-Bots, der Integration der RPA-Lösungen in die bestehende IT-Landschaft und der Sicherstellung der Qualität und Compliance der RPA-Lösungen. Als FIM-Methodenexperten und Spezialisten für die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen arbeiten wir bei der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen nach der FIM-Methodik, um die Standardisierung, Interoperabilität und Innovation von RPA-Lösungen zu gewährleisten. Die EXPECTATE Consulting GmbH verfügt über umfangreiche Erfahrungen und Referenzen im öffentlichen Sektor und hilft Kommunen, von den Vorteilen der RPA zu profitieren, wie z.B. Kosteneinsparungen, Effizienzsteigerungen, Qualitätsverbesserungen und Mitarbeiterzufriedenheit.

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